Доставка сотрудников к месту работы и обратно

Деятельность производственных предприятий, сетей супермаркетов, крупных компании часто связана с вопросом доставки сотрудников к месту работы и обратно. Обычно такая потребность возникает, если филиалы компаний или производственные мощности расположены в пригороде, вдали от маршрутов общественного транспорта.

Как организовать перевозку персонала с учетом ее правового обеспечения? Как отражать ее в бухгалтерском учете?

Правовое обеспечение доставки сотрудников к месту работы

Обязанность работодателя доставлять свой персонал к рабочим местам закреплена юридически. Статья 301 Трудового кодекса РФ вменяет ее в обязанность компании, если предприятие действует с применением вахтового метода труда.

Второй случай, при котором наниматель обязан обеспечить работникам подвоз — расположение места производства вдали от дорожной развязки, когда люди вынуждены пользоваться специальным транспортом.

В обоих случаях предприятие может включить затраты на перевозку рабочих в статью расходов, уменьшающих его прибыль.

В остальных случаях работодатель не обязан обеспечивать своих сотрудников транспортом для того, чтобы они могли добираться с работы и на нее. Создание комфортных условий проезда к рабочему месту и обратно – это ПРАВО работодателя, если это не прописано в коллективных или трудовых договорах.

Как организовать доставку персонала

Каждый работодатель в Российской Федерации имеет несколько вариантов решения проблемы, связанной с преодолением гражданами расстояния до рабочего места и своевременного прибытия к началу трудовой смены, а также возвращения домой по ее окончанию.

•     Подвоз работников собственным автобусом предприятия. Такой вариант подходит для организаций, имеющих собственный пассажирский транспорт, штатных водителей, возможность обслуживания автопарка. В таком случае можно подвозить персонал от места проживания на работу и доставлять обратно по домам после окончания смены, организовав адресный развоз персонала или подвоз к сборным пунктам.
•     Привлечение сторонней организации. Компания заключает договор с транспортной компанией о перевозке рабочих. Соглашение составляется с учетом количества арендуемых автомобилей.
•     Самостоятельный приезд персонала. В этом случае трудовые кадры добираются к месту труда самостоятельно, а работодатель покрывает их траты на амортизацию личных автомобилей. Оплата устанавливается регламентировано или выполняется единым платежом.

Доставка = Расход

Независимо от того, каким способом компания решает этот вопрос, его решение в любом случае сопряжено с расходами. Их нужно правильно списать, для определения налоговой базы для установления налогов на прибыль, а также для выплаты необходимых отчислений в страховые фонды по этим выплатам.
Какие условия должны быть соблюдены для вычета расходов на подвоз с учетом налога на прибыль

Из учета налога на прибыль Налоговый кодекс РФ (п. 26 ст. 270 НК РФ) не обязывает вычитать суммы, которые работодатель тратит на подвоз персонала. Однако при соблюдении двух условий, которые уже упоминались ранее, исключить эти траты из налогового расчета все же можно:

Когда перевозка кадров обусловлена технологическими аспектами работы предприятия

Предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников, когда движение единственного проходящего поблизости маршрута автобуса заканчивается раньше, чем сотрудники доберутся к месту работы. Также оно применимо для предприятий с непрерывной деятельностью и необходимостью организации нескольких трудовых смен. Подходит он и для случаев, когда из-за специфики условий труда сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом, например, если на стройплощадке или на производстве нет душевой, возможности переодеться в чистую одежду.